Excel実務編　効率よく集計するデータ構造の作り方

Excelを使っていると、「集計がうまくできない」「ピボットテーブルが崩れる」といった悩みをよく聞きます。
その多くは「表の作り方」＝データ構造の設計に原因があります。

この記事では、関数やピボットテーブルを活かすための「正しい表の形」を、サンプルを交えてわかりやすく解説します。

1. 「きれいな表」と「使いやすい表」は違う

まず押さえておきたいのは、
見た目がきれいでも、Excelにとって扱いやすいとは限らないという点です。

たとえば次のような表を見てみましょう。

商品	1月	2月	3月
A商品	100	120	90
B商品	80	95	110

この表は人間にとっては見やすいですが、
Excelにとっては「月の情報が列に分かれている」ため、
関数やピボットテーブルで集計するのが難しくなります。

Excelでの集計をしやすくするには、
1行に1つのデータ（レコード）を置く構造にするのが基本です。

上の表を整理すると、こうなります👇

この形にしておけば、

といったメリットがあります。

列を設計する際のポイントは、
**「1列＝1つの性質（属性）」**にすることです。

たとえば次のような項目構成が理想的です。

受注日	支店名	担当者	商品	数量	単価	売上金額

ここで重要なのは、
「支店＋担当者」などを1つのセルにまとめないこと。
後で並べ替えや抽出をしたいときに柔軟に操作できなくなります。

実務では、「報告書として見せる表」と「データ集計用の表」を分けて設計するのがコツです。

たとえば、集計結果を報告書に貼り付けるときだけ「クロス表」に整形すればOKです。
作業効率が格段に上がります。

Excelを「使いこなす」人ほど、表を作るときに時間をかけています。
データ構造が整っていれば、関数もピボットも自在に使え、トラブルも減ります。

まずは一度、自分のExcel表が
「1行1データの形になっているか？」を見直してみましょう。