最近はペーパーレス化が進み、データを画面上で確認する機会が増えました。紙で印刷することは以前より少なくなっているかもしれません。
しかし、会議の資料配布や現場でのチェックリスト、あるいは最終確認の場面など、「どうしても紙で印刷しなければならないシーン」は依然として存在します。
そんな時、Excelで一番困るのが「印刷のズレ」です。 「画面では完璧なのに、印刷すると右端が切れる」「1行だけ次のページにはみ出してしまう」……。
今回は、実務で必須となる「どんな表でも1枚にストレスなく収める」ための設定を4つのステップでご紹介します。
1. 「改ページプレビュー」で印刷範囲を可視化する
印刷設定の第一歩は、どこでページが切れるのかを視覚的に把握することです。
- 画面右下の表示切り替えボタンから 「改ページプレビュー」 をクリックします。
- 青い点線（ページの境界線）が表示されます。
- この 青い線をマウスでドラッグ して広げるだけで、印刷したい範囲を1ページに無理やり収めることができます。
Point: 青い線を動かすと、Excelが自動で「拡大・縮小」を調整してくれます。
2. 「1枚に収める」自動調整機能を使う
手動で調整するのが面倒なときは、Excelに計算を任せましょう。
- [ファイル] タブ ＞ [印刷] を開きます。
- 一番下にある設定項目（デフォルトでは「設定しない」）をクリックします。
- 「シートを1ページに印刷」 を選択します。
これだけで、縦も横もギュッと1枚に収まるように自動縮小されます。横幅だけを合わせたい場合は「すべての列を1ページに印刷」を選ぶと便利です。
3. 余白をギリギリまで活用する
「あと少しなのに収まらない」という時は、余白の設定を見直します。
- 余白を「狭く」する： [ページレイアウト] タブの [余白] から「狭い」を選択します。
- 中央に配置する： [ページ設定] ダイアログの [余白] タブにある「ページ中央」の「水平」にチェックを入れると、表が左寄りに印刷されるのを防ぎ、バランスが良くなります。
4. 2枚目以降にも「見出し」を表示させる（タイトル行）
表が長くなって複数枚にわたる場合、2枚目以降に「これって何の列だっけ？」と見出しが消えてしまうのを防ぎます。
- [ページレイアウト] タブの [印刷タイトル] をクリック。
- 「行のタイトル」の欄をクリックし、見出しにしたい行（例：1行目など）を選択します。
- これで、何ページ目であっても常に一番上に見出しが印刷されるようになります。
まとめ：印刷ミスを減らして時短＆節約
たまにしか行わない印刷だからこそ、設定を忘れてミスプリントをしてしまうと、紙も時間ももったいないですよね。
- 改ページプレビュー で境界線を確認
- 「1ページに印刷」 でサイズを自動調整
- 印刷タイトル で2枚目以降の分かりやすさを確保
この3点をセットで覚えるだけで、たまの印刷作業もスムーズに、そしてプロフェッショナルな仕上がりになります。ぜひ次回の印刷から試してみてください。
