名簿や取引先リストを管理していると、知らない間に同じ名前やデータが重複してしまうことがあります。
手作業で探して削除するのは大変ですが、Excel には 「重複の削除」機能があり、ワンクリックでまとめて整理できます。
今回は、初心者でもできる 重複チェック → 削除の手順を、やさしく解説します。
■ 重複の削除とは？
Excel に入力されているデータの中から、同じ内容の行を自動で見つけ、余分な行だけを削除する機能です。
たとえば次のような名簿があったとします：
- 同じ人名が複数回入っている
- メールアドレスが重複している
- 商品コードが二重登録されている
こうした 重複データの整理に最適です。
■ 重複削除の前に！「重複の強調表示」で確認しよう
いきなり削除すると、「必要なデータまで消えてしまった…」というミスが起きがちです。
まずは 重複している箇所を色で確認する方法を使いましょう。
① 対象範囲を選択
名簿や表の「重複をチェックしたい列」をドラッグして選びます。
② ホームタブ → 条件付き書式 → セルの強調表示ルール → 重複する値
色を選ぶだけで、重複している値が塗りつぶされます。
これで どこが重複しているか事前に目視で確認できます。
■ 「重複の削除」を実行する手順
① 表（または範囲）を選択
名簿全体をドラッグします。
※ 名簿内を1か所クリックするだけでもOKです。
② 【データ】タブ →「重複の削除」をクリック
「重複の削除」ウィンドウが表示されます。
③ 重複を判定する列を選ぶ
ここが重要ポイントです！
- 名前だけで重複判定したい →「氏名」列だけにチェック
- 氏名＋メールアドレスの組み合わせで判断したい → 両方にチェック
- 商品コードで重複確認したい →「商品コード」列だけにチェック
チェックした列が 完全に一致した行だけ 重複と判定されます。
④ OK をクリックすれば削除完了！
削除された件数と、残った件数が表示されます。
■ 重複削除の注意点とコツ
● 必ず「元データのコピー」を作ってから作業
削除操作は「元に戻す」もできますが、長時間作業しているうちに戻せなくなることもあります。
作業前のコピーは必須です。
● 列の選び方で結果が大きく変わる
たとえば名字だけにチェックすると、同姓の人がすべて消えてしまいます。
氏名＋メールアドレス など、複数列を組み合わせると安全です。
■ まとめ
Excel の「重複の削除」機能を使えば、
手作業では大変な名簿・リストの整理を、ボタン1つで簡単にできます。
- まずは条件付き書式で「重複の強調表示」
- 判定に使う列を慎重に選ぶ
これらを意識するだけで、名簿管理のストレスが大幅に減ります。
