1. 「表は作れるのに集計できない」はよくある
Excelで売上表や顧客リストを作っていると、
- フィルターがうまく使えない
- ピボットテーブルで集計しにくい
- SUMIFS関数やCOUNTIFS関数が複雑になる
という問題にぶつかることがあります。
その原因は関数の知識不足ではなく、表の作り方にある場合が少なくありません。
実は、集計しやすい表には共通するルールがあります。
それが、
「同じ列には同じ意味のデータを入れる」
という考え方です。
2. 集計しやすい表は「列＝項目」になっている
結論から言うと、Excelの集計機能は、
「列ごとに意味が決まっている」
ことを前提に作られています。
例えば次の表です。
| 氏名 | 月 | 売上 |
|---|---|---|
| 田中 | 4月 | 100,000 |
| 田中 | 5月 | 120,000 |
| 鈴木 | 4月 | 80,000 |
この表では、
- 氏名列には氏名
- 月列には月
- 売上列には売上金額
しか入っていません。
列ごとの意味が統一されています。
この状態なら、
- フィルター
- 並べ替え
- ピボットテーブル
- SUMIFS関数
などがスムーズに使えます。
3. なぜそうなるのか？
（1）Excelは列ごとにデータを判断している
Excelは人間のように表全体を見て理解しているわけではありません。
例えば「月列」を見たとき、
「ここには月の情報が並んでいる」
と判断して処理します。
そのため、
- 月別集計
- 月順の並べ替え
- 月ごとの分析
が簡単にできます。
つまり、
列がデータの種類を表している
という状態が理想なのです。
（2）同じ意味のデータが散らばると集計できない
例えば次のような表を考えてみましょう。
| 氏名 | 4月売上 | 5月売上 | 6月売上 |
| 田中 | 100,000 | 120,000 | 110,000 |
| 鈴木 | 80,000 | 90,000 | 95,000 |
一見すると見やすい表です。
しかしExcelから見ると、
- 4月売上列
- 5月売上列
- 6月売上列
が別々の項目になっています。
人間は「どれも売上だ」と理解できますが、Excelはそう考えません。
そのため、
「月ごとの売上を集計する」
という処理がやりにくくなります。
4. データの表と報告の表は別に考える
ここで初心者が混乱しやすいポイントがあります。
それは、
「見やすい表」と「集計しやすい表」は同じではない
ということです。
先ほどの横向きの表は、報告資料としては見やすいかもしれません。
しかしデータとして管理するなら、次の形の方が優れています。
| 氏名 | 月 | 売上 |
| 田中 | 4月 | 100,000 |
| 田中 | 5月 | 120,000 |
| 田中 | 6月 | 110,000 |
| 鈴木 | 4月 | 80,000 |
| 鈴木 | 5月 | 90,000 |
| 鈴木 | 6月 | 95,000 |
行数は増えますが、
- フィルター
- ピボットテーブル
- SUMIFS
- グラフ
などが簡単に使えるようになります。
これは前回の記事で紹介した「縦持ち」の考え方にもつながります。
5. 「列＝項目」を意識すると表が壊れにくくなる
表を作るときは、
「この列には何の情報を入れるのか？」
を最初に決めることが大切です。
例えば、
| 列名 | 入れるデータ |
| 顧客名 | 顧客名のみ |
| 商品名 | 商品名のみ |
| 購入日 | 日付のみ |
| 金額 | 金額のみ |
という状態です。
もし1つの列に複数の意味を持たせると、
後から集計や分析をするときに苦労します。
Excelの表は見た目ではなく、
「データを管理する箱」
として考えると作りやすくなります。
6. まとめ
集計しやすい表には共通点があります。
それは、
「同じ列に同じ意味のデータを入れる」
ということです。
Excelのフィルターやピボットテーブル、関数は、列ごとに意味が整理されていることを前提に動いています。
表を作るときは、
- 列＝項目
- 1行＝1データ
- 同じ列には同じ意味の情報
を意識してみてください。
この考え方を身につけると、関数を覚える前に「壊れにくい表」を作れるようになります。
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